Înregistrarea unui document de intrare este o fixare a faptului că a primit un document într-o organizație. Fie că este vorba de un document pe hârtie sau unul electronic, trebuie să i se atribuie un cod de înregistrare și o notă pe primirea acestuia în formularele de înregistrare. Acest lucru este necesar pentru a controla execuția documentației și pentru a facilita căutarea informațiilor necesare.
Necesar
- - computer cu acces la Internet;
- - browser.
Instrucțiuni
Pasul 1
Rulați programul „SB Incoming Documents” pentru a înregistra documentul primit. Faceți clic pe butonul „Adăugați” pentru a adăuga documentul. Selectați comanda „Document nou”, atribuiți un număr de serie cardului. Completați câmpul „În numele cui”, implicit acesta este directorul organizației, dacă destinatarul documentului este diferit, faceți clic pe butonul din dreapta câmpului și adăugați un alt element în director, de exemplu, Director adjunct. Alegeți un subiect pentru document, mai întâi adăugați-l în director. Faceți clic pe săgeata neagră, într-o linie goală, introduceți subiectul documentului. Faceți clic pe butonul „Închidere”, apoi selectați subiectul introdus în câmp.
Pasul 2
Atribuiți un cod documentului pentru a completa indexul de înregistrare, apoi setați data primirii documentului, acesta trebuie pus pe documentul primit, apoi atribuiți numărul documentului primit, trebuie notat și pe documentul însuși. Apoi, transferați data și numărul din documentul primit. Înregistrarea unui document primit de la o persoană este posibilă, faceți clic pe butonul „Individual” și introduceți date despre el.
Pasul 3
Completați câmpul „De la” pentru a înregistra documentul primit. Faceți clic pe săgeata neagră și adăugați expeditorul în director sau selectați unul existent în acest câmp. Apoi, completați câmpul „Scurtă descriere și rezoluție”. Aici introduceți esența documentului, precum și rezoluția capului (ce trebuie făcut, în ce interval de timp). Completați câmpul „Căruia îi este trimis”, aceasta va facilita un control suplimentar asupra execuției documentului. Completați aceste informații din rezoluția managerului. Completați câmpul Cine a semnat adăugând mai întâi oficialul în directorul corespunzător. Selectați data scadenței în câmpul corespunzător. Acest lucru va permite programului să vă reamintească termenul care se apropie pentru executarea documentului. Completați data scadenței documentului. Încărcați documentul în sistem făcând clic pe butonul „Răsfoiți”. Faceți clic pe butonul „Salvați” pentru a finaliza înregistrarea documentului primit.
Pasul 4
Rulați un program alternativ pentru a înregistra documentul primit. Programele pentru gestionarea documentelor electronice implică o succesiune similară de acțiuni cu înregistrarea documentelor primite. Utilizați programe precum „Birou”, „Eufrat”, „Afaceri”.
