Problema necesității de a crea o arhivă electronică la întreprindere devine din ce în ce mai urgentă. Și acest lucru nu este întâmplător, deoarece introducerea de noi tehnologii informaționale nu numai că asigură siguranța și fiabilitatea documentelor, dar reduce și timpul pentru căutarea acestora și, de asemenea, permite, dacă este necesar, mai mulți angajați să acceseze aceleași date simultan.
Instrucțiuni
Pasul 1
Crearea unei arhive de documente electronice include mai multe etape. Inițial, cumpărați și instalați software-ul licențiat pe echipamentele computerului companiei.
Pasul 2
Pregătiți documente, adică organizați-le, identificați-le în conformitate cu structura existentă a circulației documentelor în organizația dvs. În special, în această etapă, vor trebui să fie înregistrate, sortate după termenul de valabilitate, iar capsele și capse îndepărtate de pe foile necusute.
Pasul 3
Următorul pas este digitalizarea sau scanarea documentelor. Se efectuează pe echipamente tehnice care acceptă exact tipul și formatul documentului utilizat în această organizație. În această etapă, verificați calitatea reproducerii documentelor, dacă este necesar, scanați din nou.
Pasul 4
Urmează etapa de conversie (conversie) a documentelor în formatul care îndeplinește conceptul de stocare și standarde de producție și apoi - etapa de indexare, adică „Atribuirea” cuvintelor cheie fiecărui document pentru căutarea ulterioară a informațiilor necesare sau crearea unei baze de date full-text.
Pasul 5
La sfârșitul lucrărilor de creare a unei arhive electronice, setați setările (dreptul de acces, dreptul de a modifica documentele) și instruiți personalul organizației.
