MS Excel este un instrument foarte convenabil pentru efectuarea calculelor și prezentarea datelor tabulare. Cu toate acestea, atunci când pregătiți documentația de raportare, este adesea necesar să furnizați informații tabulare în format Word. În același timp, uneori este necesar să se traducă nu numai conținutul direct al informațiilor, ci și formatarea documentelor.
Este necesar
MS Word, MS Excel, computer
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a traduce informațiile dintr-un fișier salvat în format Excel în Word, deschideți fișierul foaie de calcul, selectați celulele necesare din acesta, faceți clic dreapta și selectați „Copiere”. Apoi, porniți programul MS Word, creați un document gol (de regulă, este creat automat) și lipiți fragmentul copiat din Excel în el. În acest caz, numărul de coloane necesare pentru a reprezenta tabelul va apărea în documentul creat și fiecare rând din tabelul Excel va fi reprezentat ca o linie separată în document.
Această metodă este cea mai simplă, cu toate acestea, când se folosește, formatul documentului original se pierde. În plus, editarea ulterioară a unui astfel de pseudo-tabel creat în Word va fi foarte dificilă.
Pasul 2
Pentru a face ca un tabel pregătit în Excel să arate aproape la fel în Word, lipiți informațiile copiate în tabelul pregătit în avans. Pentru a face acest lucru, numărați câte coloane și rânduri are tabelul original. Apoi, în Word, selectați elementul de meniu „Tabel” și „Inserați”. Introduceți numărul de coloane și rânduri în fereastra care apare și faceți clic pe confirmare. Toate celelalte setări (cosmetice) pot fi realizate ulterior.
Acum, ca în primul caz, copiați partea dorită a tabelului. Apoi, cu mouse-ul, selectați întregul tabel creat în Word, faceți clic dreapta și selectați „Lipire”. Toate datele din tabelul original vor fi distribuite cu grijă printre celulele goale ale tabelului Word. Folosind instrumentele de formatare Word, corectați porțiunile plasate incorect din tabel.
Această metodă este optimă pentru pregătirea documentației de raportare, cu toate acestea, nu vă permite să salvați formulele, ceea ce va complica recalcularea ulterioară a datelor.
Pasul 3
Pentru a copia un tabel din Excel împreună cu formule și design, utilizați nu o pastă simplă, ci o „specială”. Pentru aceasta, copiați și fragmentul necesar al tabelului, apoi selectați „Editați” - „Lipire specială” din meniul Word. Apoi, selectați linia „Foaie Microsoft Excel (obiect)” în fereastra care apare.
Acordați atenție poziției punctului din liniile „Inserare” și „Conectare”. Pentru pregătirea documentației standard, lăsați acest indicator pe linia „Insert”.
Dacă aveți nevoie ca informațiile din documentul Word să se modifice automat în funcție de datele din tabelul Excel, selectați elementul „Link”. Cu toate acestea, este necesar să vă asigurați că fișierul Word are acces constant la fișierul în format Excel.
